Πρόγραμμα για τεχνικό γραφείο:
Πώς να οργανώσετε έργα, πελάτες και προθεσμίες.

Εισαγωγή

Σχεδόν κάθε τεχνικό γραφείο ξεκινά με τον ίδιο τρόπο.
Ένα Excel για τους πελάτες.
Ένα δεύτερο για τα έργα.
Ένας φάκελος με σχέδια.
Ένα ημερολόγιο για τις προθεσμίες.
Email, Viber ή WhatsApp για την επικοινωνία.
Στην αρχή όλα λειτουργούν.
Όσο όμως αυξάνονται τα έργα και οι πελάτες, η οργάνωση γίνεται όλο και πιο δύσκολη.

  • Πού βρίσκεται το τελευταίο σχέδιο;
  • Πότε λήγει αυτή η προθεσμία;
  • Έχει πληρωθεί η προκαταβολή;
  • Ποιος μηχανικός έχει αναλάβει το έργο;
  • Σε ποιο στάδιο βρίσκεται η άδεια;
Αν χρειάζεται να ανοίξετε πέντε διαφορετικά προγράμματα για να απαντήσετε, τότε ίσως έχει έρθει η στιγμή να οργανώσετε διαφορετικά το γραφείο σας.
Σε αυτό το άρθρο θα δούμε πώς μπορεί να βοηθήσει ένα σύγχρονο πρόγραμμα διαχείρισης τεχνικού γραφείου και ποιες λειτουργίες έχουν πραγματική αξία στην καθημερινότητα ενός μηχανικού.

Πώς λειτουργούν τα περισσότερα τεχνικά γραφεία σήμερα;

Οι περισσότερες μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις του κλάδου χρησιμοποιούν έναν συνδυασμό εργαλείων.
Για παράδειγμα:

  • Excel
  • Word
  • PDF
  • Email
  • Google Drive
  • OneDrive
  • WhatsApp ή Viber
  • Ημερολόγιο
  • και άπειρα post it παντου
Κάθε εργαλείο λύνει ένα διαφορετικό πρόβλημα.
Το αποτέλεσμα όμως είναι ότι οι πληροφορίες βρίσκονται διάσπαρτες.
Δεν υπάρχει ένα σημείο από το οποίο να μπορείτε να δείτε ολόκληρη την εικόνα ενός έργου.

Τα συνηθέστερα προβλήματα

Τα προβλήματα είναι σχεδόν ίδια σε όλα τα τεχνικά γραφεία.

  1. Διαχείριση πελατών
    • Πού βρίσκονται τα στοιχεία του πελάτη;
    • Πότε επικοινωνήσατε τελευταία φορά;
    • Ποιες υπηρεσίες του έχετε προσφέρει;
  2. Διαχείριση έργων
    • Σε ποιο στάδιο βρίσκεται κάθε έργο;
    • Ποιος είναι υπεύθυνος;
    • Ποιες εργασίες εκκρεμούν;
  3. Έγγραφα
    • Πού βρίσκεται η τελευταία κάτοψη;
    • Ποια είναι η σωστή έκδοση;
    • Πού αποθηκεύτηκε το PDF
  4. Προθεσμίες
    • Ημερομηνίες αυτοψιών.
    • Ραντεβού.
    • Λήξεις.
    • Υποβολές.
    Εύκολα μπορούν να χαθούν μέσα στην καθημερινότητα.
  5. Οικονομικά
    • Προσφορές.
    • Προκαταβολές.
    • Υπόλοιπα.
    • Τιμολόγια.
    Οι πληροφορίες βρίσκονται συχνά σε διαφορετικά προγράμματα, στο πίσω μέρος του φακέλου ή διάσπαρτα χαρτάκια.

Τι πρέπει να προσφέρει ένα σύγχρονο πρόγραμμα για τεχνικό γραφείο;

Δεν χρειάζεται κάθε πρόγραμμα να διαθέτει εκατοντάδες λειτουργίες.
Στην πράξη, η αξία βρίσκεται στην απλότητα και στην οργάνωση.
Ένα σωστά σχεδιασμένο σύστημα θα πρέπει να σας βοηθά να βρίσκετε άμεσα αυτό που χρειάζεστε και όχι να σας δυσκολεύει.
Οι σημαντικότερες λειτουργίες είναι οι εξής.

  1. Διαχείριση πελατών
    Κάθε πελάτης πρέπει να έχει τη δική του καρτέλα.
    Εκεί μπορούν να εμφανίζονται:
    • στοιχεία επικοινωνίας,
    • ιστορικό συνεργασίας,
    • όλα τα έργα του
    • οικονομικά στοιχεία,
    • σχετικά έγγραφα.
    Έτσι δεν χρειάζεται να ψάχνετε σε email ή φακέλους.
  2. Διαχείριση έργων
    Κάθε έργο αποτελεί ξεχωριστή οντότητα.
    Για παράδειγμα:
    • ιδιοκτήτης
    • διεύθυνση,
    • χάρτης,
    • κατηγορία έργου,
    • υπεύθυνος μηχανικός,
    • κατάσταση έργου,
    • ημερομηνίες,
    • εκκρεμότητες.
    Με μία ματιά μπορείτε να γνωρίζετε τι συμβαίνει.
  3. Αποθήκευση εγγράφων
    Ένα έργο συνοδεύεται συνήθως από δεκάδες αρχεία.
    • σχέδια,
    • φωτογραφίες,
    • συμβάσεις,
    • ΠΕΑ,
    • βεβαιώσεις,
    • PDF,
    • προσφορές.
    Το σημαντικό είναι να βρίσκονται όλα συγκεντρωμένα στην ίδια θέση.
    Όχι διάσπαρτα σε διαφορετικούς φακέλους ή cloud υπηρεσίες.
  4. Υπενθυμίσεις και προθεσμίες
    Οι προθεσμίες αποτελούν καθημερινότητα για κάθε μηχανικό.
    Ένα πρόγραμμα μπορεί να υπενθυμίζει:
    • αυτοψίες,
    • Ραντεβού.
    • Λήξεις.
    • Υποβολές.
    • εκκρεμότητες.
    Έτσι μειώνεται σημαντικά η πιθανότητα να ξεχαστεί μια σημαντική εργασία.
  5. Αναζήτηση
    Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα ενός πληροφοριακού συστήματος είναι η ταχύτητα.
    Αν ένας πελάτης τηλεφωνήσει, δεν χρειάζεται να ανοίξετε:
    • Excel,
    • email,
    • Google Drive,
    • φακέλους.
    Αναζητάτε το όνομά του και μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα εμφανίζεται ολόκληρο το ιστορικό.

Ένα πραγματικό παράδειγμα.

Ας υποθέσουμε ότι ένα τεχνικό γραφείο διαχειρίζεται περίπου 250 έργα τον χρόνο.
Χωρίς οργανωμένο σύστημα:

  • οι φωτογραφίες βρίσκονται σε διαφορετικούς φακέλους,
  • οι προσφορές σε Word,
  • οι προθεσμίες στο ημερολόγιο,
  • οι πελάτες σε Excel,
  • οι πληρωμές στο πρόγραμμα τιμολόγησης.
Για να ενημερωθεί ένας πελάτης σχετικά με την πορεία του έργου του, ο μηχανικός πρέπει να ανοίξει πολλές διαφορετικές εφαρμογές.
Με ένα ενιαίο σύστημα, όλες αυτές οι πληροφορίες βρίσκονται στην ίδια οθόνη.
Ο χρόνος αναζήτησης μειώνεται σημαντικά και η εξυπηρέτηση γίνεται ταχύτερη.

Χρειάζεται κάθε τεχνικό γραφείο ένα τέτοιο πρόγραμμα;

Όχι.
Αν το γραφείο αποτελείται από έναν μόνο μηχανικό και διαχειρίζεται μικρό αριθμό έργων, πιθανότατα δεν υπάρχει λόγος να επενδύσει σε μια σύνθετη εφαρμογή.
Η κατάσταση αλλάζει όταν:

  • αυξάνονται τα έργα,
  • εργάζονται περισσότεροι μηχανικοί,
  • υπάρχουν εξωτερικοί συνεργάτες,
  • οι προθεσμίες γίνονται πολλές,
  • οι πληροφορίες αρχίζουν να χάνονται.
Τότε το κόστος της κακής οργάνωσης γίνεται μεγαλύτερο από το κόστος ενός σωστού πληροφοριακού συστήματος.

Δεν χρειάζεται ERP

Εδώ πιστεύω ότι γίνεται ένα από τα μεγαλύτερα λάθη.
Πολλά τεχνικά γραφεία θεωρούν ότι η μόνη λύση είναι ένα μεγάλο ERP.
Στην πραγματικότητα, τις περισσότερες φορές χρειάζονται κάτι πολύ πιο απλό.
Ένα πρόγραμμα που να οργανώνει:

  • πελάτες,
  • έργα,
  • έγγραφα,
  • προθεσμίες,
  • εργασίες.
Τίποτα περισσότερο.
Η καλύτερη λύση δεν είναι εκείνη με τις περισσότερες λειτουργίες.
Είναι εκείνη που χρησιμοποιείται εύκολα κάθε μέρα από όλους τους χρήστες.

Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)

  1. Ποιο είναι το καλύτερο πρόγραμμα για τεχνικό γραφείο;
    Δεν υπάρχει μία λύση που να ταιριάζει σε όλους.
    Ένα μικρό τεχνικό γραφείο έχει διαφορετικές ανάγκες από μια εταιρεία με πολλούς μηχανικούς και εκατοντάδες ενεργά έργα.
    Το σημαντικό είναι το πρόγραμμα να υποστηρίζει τον τρόπο που εργάζεται το γραφείο σας και όχι να σας αναγκάζει να αλλάξετε τις διαδικασίες σας.
  2. Μπορώ να συνεχίσω να χρησιμοποιώ το πρόγραμμα τιμολόγησης που έχω;
    Ναι.
    Στις περισσότερες περιπτώσεις δεν χρειάζεται να αντικατασταθεί.
    Ένα σύγχρονο πληροφοριακό σύστημα μπορεί να συνεργάζεται με το υπάρχον πρόγραμμα τιμολόγησης, ώστε κάθε εργαλείο να κάνει αυτό για το οποίο σχεδιάστηκε.
  3. Μπορώ να έχω πρόσβαση από το εργοτάξιο;
    Ναι.
    Μία web εφαρμογή λειτουργεί μέσω του browser και μπορεί να χρησιμοποιηθεί από:
    • υπολογιστή,
    • tablet,
    • κινητό.
    Έτσι μπορείτε να έχετε πρόσβαση στις πληροφορίες ενός έργου όπου κι αν βρίσκεστε.
  4. Μπορώ να αποθηκεύω σχέδια και φωτογραφίες;
    Ναι.
    Κάθε έργο μπορεί να περιλαμβάνει όλα τα σχετικά αρχεία:
    • σχέδια,
    • φωτογραφίες,
    • PDF,
    • συμβάσεις,
    • βεβαιώσεις,
    • προσφορές.
    Έτσι όλο το υλικό παραμένει συγκεντρωμένο σε ένα σημείο.
  5. Είναι απαραίτητο να υλοποιηθούν όλες οι λειτουργίες από την αρχή;
    Όχι.
    Συνήθως είναι καλύτερο να ξεκινήσει η ανάπτυξη με τις λειτουργίες που λύνουν τα σημαντικότερα προβλήματα του γραφείου.
    Στη συνέχεια μπορούν να προστεθούν νέες δυνατότητες, καθώς μεγαλώνουν οι ανάγκες της επιχείρησης.

Συμπέρασμα

Ένα τεχνικό γραφείο δεν χρειάζεται απαραίτητα ένα πολύπλοκο πληροφοριακό σύστημα.
Χρειάζεται όμως οργάνωση.
Όσο αυξάνονται τα έργα, οι πελάτες και οι συνεργάτες, τόσο δυσκολότερο γίνεται να διαχειριστείτε τις πληροφορίες μέσα από διαφορετικά αρχεία, email και φακέλους.
Ένα σωστά σχεδιασμένο πρόγραμμα μπορεί να συγκεντρώσει όλα τα στοιχεία κάθε έργου σε ένα σημείο, να διευκολύνει τη συνεργασία μεταξύ των μηχανικών και να μειώσει σημαντικά τον χρόνο που χάνεται καθημερινά στην αναζήτηση πληροφοριών.
Το σημαντικότερο όμως είναι ότι το πρόγραμμα πρέπει να προσαρμόζεται στον τρόπο που λειτουργεί το γραφείο σας και όχι το αντίστροφο.

Επικοινωνήστε μαζί μας

Αν αναζητάτε ένα πρόγραμμα για το τεχνικό γραφείο σας, αλλά δεν είστε βέβαιοι ποιες λειτουργίες χρειάζεστε πραγματικά, μπορούμε να συζητήσουμε τις καθημερινές διαδικασίες του γραφείου σας και να σας προτείνουμε την καταλληλότερη λύση.
Στόχος μας δεν είναι να δημιουργήσουμε ένα πολύπλοκο πληροφοριακό σύστημα με δεκάδες λειτουργίες που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ.
Στόχος μας είναι να σχεδιάσουμε ένα εργαλείο που θα οργανώνει τα έργα, τους πελάτες και τις προθεσμίες σας, εξοικονομώντας χρόνο και διευκολύνοντας την καθημερινή λειτουργία του γραφείου.

Διαβάστε επίσης