Excel ή Web Application; Πότε πρέπει να κάνετε το επόμενο βήμα;

Εισαγωγή

Σχεδόν κάθε επιχείρηση ξεκινά με ένα αρχείο Excel.
Στην αρχή όλα λειτουργούν άψογα.
Ένα αρχείο για τους πελάτες.
Ένα δεύτερο για τις προσφορές.
Ένα τρίτο για τα έργα.
Ένα τέταρτο για τα οικονομικά.
Το Excel είναι γρήγορο, εύκολο στη χρήση και σχεδόν όλοι γνωρίζουν τα βασικά του.
Με την ανάπτυξη της επιχείρησης όμως, το ίδιο εργαλείο που αρχικά έλυνε προβλήματα αρχίζει να δημιουργεί καινούργια.

Ξαφνικά εμφανίζονται αρχεία με ονόματα όπως:

  • Πελάτες_Νέο.xlsx
  • Πελάτες_FINAL.xlsx
  • Πελάτες_FINAL_2.xlsx
  • Πελάτες_Τελικό_Νέο.xlsx
Κανείς δεν γνωρίζει ποιο είναι το σωστό.
Οι εργαζόμενοι ανταλλάσσουν αρχεία μέσω email.
Κάποιος ξεχνά να ενημερώσει μία αλλαγή.
Ένα λάθος αντιγράφεται σε όλα τα υπόλοιπα αρχεία.
Κάπου εκεί εμφανίζεται το πραγματικό ερώτημα:

Μήπως ήρθε η ώρα να αντικαταστήσουμε τα Excel με μια web application;

Η απάντηση δεν είναι πάντα «ναι».
Σε πολλές περιπτώσεις το Excel παραμένει η καλύτερη επιλογή.
Σε άλλες όμως, η μετάβαση σε μια web εφαρμογή μπορεί να εξοικονομήσει δεκάδες ώρες εργασίας κάθε μήνα και να μειώσει σημαντικά τα λάθη.
Σε αυτό το άρθρο θα δούμε πότε αξίζει να κάνετε το επόμενο βήμα.

Γιατί το Excel είναι τόσο δημοφιλές;

Δεν είναι τυχαίο ότι σχεδόν κάθε μικρή ή μεσαία επιχείρηση χρησιμοποιεί Excel.
Προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα:

  • είναι εύκολο στην εκμάθηση,
  • υπάρχει ήδη στο Microsoft Office,
  • δεν απαιτεί προγραμματισμό,
  • μπορεί να προσαρμοστεί γρήγορα,
  • επιτρέπει υπολογισμούς, φίλτρα και γραφήματα,
  • μπορεί να δημιουργηθεί μέσα σε λίγα λεπτά.
Για πολλές επιχειρήσεις αποτελεί το ιδανικό πρώτο βήμα για την οργάνωση των δεδομένων τους.
Και αυτό είναι απολύτως φυσιολογικό.
Δεν υπάρχει κανένας λόγος να επενδύσετε σε μια πολύπλοκη εφαρμογή όταν διαχειρίζεστε λίγους πελάτες ή περιορισμένο όγκο πληροφοριών.
Το πρόβλημα δεν είναι το Excel.
Το πρόβλημα είναι όταν συνεχίζουμε να χρησιμοποιούμε το ίδιο εργαλείο ενώ οι ανάγκες της επιχείρησης έχουν αλλάξει.

Τα πρώτα σημάδια ότι το Excel δεν αρκεί

Τα προβλήματα εμφανίζονται σταδιακά.

  1. Πολλοί εργαζόμενοι χρησιμοποιούν το ίδιο αρχείο
    • Όσο περισσότεροι άνθρωποι ενημερώνουν ένα αρχείο, τόσο αυξάνονται οι πιθανότητες λαθών.
    • Ποιος έκανε την τελευταία αλλαγή;
    • Ποιος είναι υπεύθυνος για ένα λάθος;
    • Ποια έκδοση είναι η σωστή;
    • Ποιος διέγραψε μια σημαντική εγγραφή;
    2. Αυτές οι ερωτήσεις εμφανίζονται σχεδόν καθημερινά.
  2. Τα αρχεία ανταλλάσσονται συνεχώς μέσω email
    Αν κάθε μέρα στέλνετε Excel στους συνεργάτες σας, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να δουλεύετε πάνω σε διαφορετικές εκδόσεις του ίδιου αρχείου.
    Αυτό οδηγεί σε:
    • διπλές καταχωρήσεις,
    • χαμένα δεδομένα,
    • παλιές πληροφορίες,
    • λάθος αποφάσεις.
  3. Οι πληροφορίες βρίσκονται σε πολλά διαφορετικά αρχεία
    • Πελάτες σε ένα Excel.
    • Προσφορές σε άλλο.
    • Τιμολόγια σε τρίτο.
    • Έργα σε τέταρτο.
    Για να βρείτε μια πληροφορία πρέπει να ανοίξετε πέντε διαφορετικά αρχεία.
    Όσο αυξάνεται ο αριθμός των αρχείων, τόσο μειώνεται η παραγωγικότητα.
  4. Οι ίδιες πληροφορίες καταχωρούνται πολλές φορές
    Το όνομα ενός πελάτη μπορεί να υπάρχει:
    • στο Excel πελατών,
    • στο Excel προσφορών,
    • στο Excel έργων,
    • στο Excel τιμολογίων.
    Αν αλλάξει ένα τηλέφωνο ή μια διεύθυνση, πρέπει να ενημερωθούν όλα. Κάποια στιγμή κάτι θα ξεχαστεί. Και τότε αρχίζουν τα λάθη.
  5. Δεν γνωρίζετε ποιος έκανε μια αλλαγή
    Ένα από τα μεγαλύτερα μειονεκτήματα των παραδοσιακών αρχείων Excel είναι ότι συχνά δεν υπάρχει πλήρες ιστορικό αλλαγών.
    Αν διαγραφεί ένας πελάτης ή αλλάξει μια σημαντική πληροφορία, είναι δύσκολο να γνωρίζετε:
    • ποιος έκανε την αλλαγή,
    • πότε έγινε,
    • γιατί έγινε.
    Σε μια web application κάθε ενέργεια μπορεί να καταγράφεται αυτόματα, προσφέροντας μεγαλύτερη ασφάλεια και δυνατότητα ελέγχου.
  6. Δεν μπορείτε να εργαστείτε εύκολα από διαφορετικές τοποθεσίες
    Οι σύγχρονες επιχειρήσεις δεν λειτουργούν πλέον μόνο από ένα γραφείο.
    Υπάρχουν:
    • εξωτερικοί συνεργάτες,
    • τεχνικοί στο πεδίο,
    • εργαζόμενοι από το σπίτι,
    • πολλαπλά υποκαταστήματα.
    Όταν τα δεδομένα βρίσκονται σε τοπικά αρχεία ή ανταλλάσσονται μέσω email, η συνεργασία γίνεται δύσκολη.
    Μια web application επιτρέπει σε όλους να εργάζονται πάνω στα ίδια δεδομένα, ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται.
  7. Οι διαδικασίες επαναλαμβάνονται καθημερινά
    Πόσες φορές την ημέρα:
    • αντιγράφετε στοιχεία από ένα αρχείο σε άλλο;
    • δημιουργείτε την ίδια αναφορά;
    • ενημερώνετε πολλούς πίνακες με τις ίδιες πληροφορίες;
    Όλες αυτές οι επαναλαμβανόμενες εργασίες μπορούν συνήθως να αυτοματοποιηθούν.
    Έτσι μειώνεται ο χρόνος εργασίας και περιορίζονται τα ανθρώπινα λάθη.
  8. Δυσκολεύεστε να βρείτε πληροφορίες
    Όταν η επιχείρηση μεγαλώνει, τα δεδομένα αυξάνονται.
    Ένα Excel με χιλιάδες γραμμές γίνεται δύσχρηστο.
    Η αναζήτηση ενός πελάτη ή μιας παλιάς προσφοράς μπορεί να απαιτεί αρκετά λεπτά.
    Σε μια web application η πληροφορία βρίσκεται συνήθως μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα, με αναζήτηση, φίλτρα και κατηγοριοποίηση.
  9. Δεν υπάρχουν δικαιώματα πρόσβασης
    Σε ένα κοινόχρηστο αρχείο όλοι βλέπουν σχεδόν τα πάντα.
    Δεν είναι όμως απαραίτητο κάθε εργαζόμενος να έχει πρόσβαση:
    • στα οικονομικά στοιχεία,
    • στους μισθούς,
    • στις προσφορές,
    • στους πελάτες όλων των τμημάτων.
    Μια web application μπορεί να ορίσει διαφορετικά δικαιώματα για κάθε χρήστη, αυξάνοντας σημαντικά την ασφάλεια των δεδομένων.
  10. Το Excel έχει γίνει η "καρδιά" της επιχείρησης
    Αυτό είναι ίσως το σημαντικότερο σημάδι.
    Αν η επιχείρηση δεν μπορεί να λειτουργήσει χωρίς ένα συγκεκριμένο Excel, τότε πιθανότατα έχει έρθει η στιγμή να εξετάσει μια πιο ολοκληρωμένη λύση.
    Το Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο.
    Δεν σχεδιάστηκε όμως για να αποτελεί το βασικό πληροφοριακό σύστημα μιας αναπτυσσόμενης επιχείρησης.

Ένα πραγματικό παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι μια τεχνική εταιρεία ξεκίνησε με ένα Excel για τη διαχείριση των έργων της.
Στην αρχή:

  • 20 πελάτες,
  • 15 έργα,
  • ένας χρήστης.
Το Excel λειτουργεί άψογα.
Μετά από τρία χρόνια:
  • 500 πελάτες,
  • 300 ενεργά έργα,
  • τέσσερις μηχανικοί,
  • δύο άτομα στη γραμματεία,
  • εξωτερικοί συνεργάτες.
Ξαφνικά εμφανίζονται νέα προβλήματα.
  • Κάποιος ενημερώνει λάθος αρχείο.
  • Άλλος διαγράφει κατά λάθος μια γραμμή.
  • Κάποιος ξεχνά να στείλει τη νέα έκδοση.
  • Οι πληροφορίες δεν συμφωνούν.
Το πρόβλημα πλέον δεν είναι το Excel.

Το πρόβλημα είναι ότι η επιχείρηση έχει μεγαλώσει περισσότερο από το εργαλείο που χρησιμοποιεί.

Μια web application επιτρέπει σε όλους να εργάζονται πάνω στην ίδια βάση δεδομένων, με διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης και χωρίς να κυκλοφορούν δεκάδες διαφορετικές εκδόσεις του ίδιου αρχείου.

Πότε ΔΕΝ χρειάζεστε Web Application

Είναι σημαντικό να τονίσουμε και την άλλη πλευρά.
Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση μια web application.
Αν:

  • εργάζεστε μόνος σας,
  • έχετε περιορισμένο αριθμό πελατών,
  • δεν συνεργάζεστε με άλλους χρήστες,
  • οι διαδικασίες σας είναι απλές,
τότε πιθανότατα το Excel εξακολουθεί να είναι η πιο οικονομική και πρακτική λύση.
Η μετάβαση σε μια web εφαρμογή έχει νόημα μόνο όταν προσφέρει πραγματική αξία στην καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης.

Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)

  1. Είναι το Excel κακή επιλογή;
    Σε καμία περίπτωση.
    Το Excel είναι ένα από τα πιο χρήσιμα εργαλεία που διαθέτει μια επιχείρηση και για πολλές περιπτώσεις αποτελεί την ιδανική λύση.
    Το πρόβλημα δεν είναι το ίδιο το εργαλείο.
    Το πρόβλημα εμφανίζεται όταν οι ανάγκες της επιχείρησης ξεπεράσουν τις δυνατότητές του.
  2. Μπορώ να συνεχίσω να χρησιμοποιώ το Excel;
    Ναι.
    Μάλιστα, πολλές επιχειρήσεις συνεχίζουν να χρησιμοποιούν Excel για αναφορές, στατιστικά ή εξειδικευμένους υπολογισμούς.
    Μια web application δεν σημαίνει ότι πρέπει να εγκαταλείψετε εντελώς το Excel.
    Συχνά τα δύο εργαλεία συνεργάζονται.
    Για παράδειγμα, η εφαρμογή μπορεί να εξάγει δεδομένα σε Excel όταν αυτό είναι χρήσιμο.
  3. Μπορούν να μεταφερθούν τα υπάρχοντα δεδομένα;
    Στις περισσότερες περιπτώσεις, ναι.
    Τα υπάρχοντα αρχεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως βάση για την εισαγωγή των δεδομένων στη νέα εφαρμογή.
    Έτσι αποφεύγεται η χρονοβόρα επανακαταχώρηση πληροφοριών.
  4. Είναι δύσκολη η μετάβαση;
    Εξαρτάται από την πολυπλοκότητα της επιχείρησης.
    Συνήθως η μετάβαση γίνεται σταδιακά.
    Η νέα εφαρμογή μπορεί να λειτουργεί παράλληλα με τις υπάρχουσες διαδικασίες μέχρι οι χρήστες να εξοικειωθούν πλήρως.
  5. Πόσο κοστίζει μια Web Application;
    Δεν υπάρχει μία ενιαία τιμή.
    Το κόστος εξαρτάται από:
    • τις λειτουργίες,
    • τον αριθμό των χρηστών,
    • τις διασυνδέσεις με άλλα συστήματα,
    • τον βαθμό αυτοματοποίησης.
    Μια μικρή εφαρμογή μπορεί να καλύπτει πλήρως τις ανάγκες μιας επιχείρησης, ενώ μεγαλύτερες εταιρείες ενδέχεται να χρειάζονται πιο σύνθετες λύσεις.

Συμπέρασμα

Το Excel αποτελεί εξαιρετικό εργαλείο και έχει βοηθήσει αμέτρητες επιχειρήσεις να οργανώσουν τα δεδομένα και τις διαδικασίες τους.
Ωστόσο, όσο μια επιχείρηση αναπτύσσεται, αυξάνονται και οι απαιτήσεις της.
Περισσότεροι πελάτες, περισσότεροι εργαζόμενοι, περισσότερα έργα και μεγαλύτερος όγκος πληροφοριών δημιουργούν ανάγκες που ένα απλό υπολογιστικό φύλλο δυσκολεύεται να καλύψει.
Μια εξατομικευμένη web application δεν αντικαθιστά το Excel επειδή είναι πιο σύγχρονη.
Το αντικαθιστά όταν προσφέρει κάτι που το Excel δεν μπορεί να προσφέρει αποτελεσματικά:

  • κοινή βάση δεδομένων,
  • ασφαλή πρόσβαση πολλών χρηστών,
  • αυτοματοποίηση,
  • ιστορικό αλλαγών,
  • δικαιώματα πρόσβασης,
  • καλύτερη οργάνωση.
Η σωστή στιγμή για να κάνετε το επόμενο βήμα δεν είναι όταν το Excel "σταματήσει να λειτουργεί".
Είναι όταν αρχίσει να σας καθυστερεί περισσότερο απ' όσο σας βοηθά.

Επικοινωνήστε μαζί μας

Αν αναρωτιέστε αν η επιχείρησή σας έχει φτάσει στο σημείο όπου χρειάζεται μια web application, μπορούμε να αξιολογήσουμε τις ανάγκες σας και να σας προτείνουμε την καταλληλότερη λύση.
Στόχος δεν είναι να αντικαταστήσουμε εργαλεία που ήδη λειτουργούν, αλλά να σχεδιάσουμε ένα σύστημα που θα υποστηρίζει την ανάπτυξη της επιχείρησής σας, θα μειώνει τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και θα σας εξοικονομεί χρόνο στην καθημερινότητα.