Πόσο κοστίζει ένα πρόγραμμα για την επιχείρησή σας; Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε

Εισαγωγή

Ίσως είναι η πρώτη ερώτηση που κάνει κάθε επιχειρηματίας όταν σκέφτεται να αποκτήσει ένα πρόγραμμα για την επιχείρησή του.
«Πόσο κοστίζει;»
Είναι μια απόλυτα λογική ερώτηση.
Το ίδιο όμως θα μπορούσε να ρωτήσει κάποιος για ένα σπίτι.
Ή για ένα αυτοκίνητο.
Ή για μια επαγγελματική ιστοσελίδα.
Η απάντηση είναι πάντα η ίδια.
Εξαρτάται.
Η λέξη αυτή μπορεί να ακούγεται απογοητευτική, αλλά στην πραγματικότητα είναι η πιο ειλικρινής απάντηση.
Δεν υπάρχουν δύο επιχειρήσεις που λειτουργούν με τον ίδιο ακριβώς τρόπο.
Δεν έχουν τις ίδιες διαδικασίες.
Δεν έχουν τον ίδιο αριθμό εργαζομένων.
Δεν έχουν τους ίδιους στόχους.
Άρα δεν χρειάζονται ούτε το ίδιο λογισμικό.
Σε αυτό το άρθρο θα δούμε τι καθορίζει πραγματικά το κόστος ανάπτυξης ενός προγράμματος και πώς μπορείτε να υπολογίσετε αν μια τέτοια επένδυση αξίζει για τη δική σας επιχείρηση.

Γιατί δεν υπάρχει μία συγκεκριμένη τιμή;

Ας υποθέσουμε ότι δύο επιχειρήσεις ζητούν:
«Θέλουμε ένα πρόγραμμα διαχείρισης πελατών.»
Ακούγεται σαν το ίδιο έργο.
Στην πράξη όμως μπορεί να είναι δύο εντελώς διαφορετικές εφαρμογές.
Η πρώτη χρειάζεται:

• διαχείριση πελατών,
• ιστορικό επικοινωνίας,
• υπενθυμίσεις.

Η δεύτερη χρειάζεται επιπλέον:

• διαχείριση έργων,
• οικονομικές προσφορές,
• πολλούς χρήστες,
• δικαιώματα πρόσβασης,
• αποθήκευση εγγράφων,
• αναφορές,
• διασύνδεση με ERP,
• αυτόματη αποστολή email.

Παρότι και οι δύο ζητούν «ένα πρόγραμμα», το μέγεθος του έργου είναι τελείως διαφορετικό.
Γι' αυτό δεν υπάρχει μία σταθερή τιμή.

Τι επηρεάζει περισσότερο το κόστος;

Το κόστος μιας εφαρμογής καθορίζεται κυρίως από τις λειτουργίες που πρέπει να υλοποιηθούν.
Οι σημαντικότεροι παράγοντες είναι:

• ο αριθμός των διαφορετικών λειτουργιών,
• ο αριθμός των χρηστών,
• τα επίπεδα δικαιωμάτων,
• οι αυτοματοποιήσεις,
• οι αναφορές και τα στατιστικά,
• η σύνδεση με άλλα προγράμματα (ERP, CRM, λογιστική εφαρμογή),
• οι απαιτήσεις ασφαλείας,
• η δυνατότητα μελλοντικής επέκτασης,
• Ο χρόνος παράδοσης.

Όσο πιο σύνθετες είναι αυτές οι ανάγκες, τόσο περισσότερος χρόνος απαιτείται για τον σχεδιασμό, την ανάπτυξη και τις δοκιμές.

Αυτό που πολλοί δεν υπολογίζουν

Οι περισσότεροι επιχειρηματίες συγκρίνουν μόνο την αρχική τιμή.
Στην πραγματικότητα όμως υπάρχει και το καθημερινό λειτουργικό κόστος.
Ας δούμε ένα παράδειγμα.
Ένας εργαζόμενος χρειάζεται περίπου 20 λεπτά κάθε ημέρα για:

• να αντιγράψει δεδομένα,
• να ενημερώσει διαφορετικά αρχεία,
• να αναζητήσει πληροφορίες,
• να διορθώσει λάθη.

20 λεπτά φαίνονται ασήμαντα.
Αν όμως η ίδια διαδικασία επαναλαμβάνεται από τέσσερις εργαζομένους, κάθε εργάσιμη ημέρα, το αποτέλεσμα είναι περισσότερες από 300 ώρες εργασίας τον χρόνο.
Και αυτές οι ώρες κοστίζουν.
Η σωστή ερώτηση λοιπόν δεν είναι μόνο:
«Πόσο κοστίζει να αναπτύξω ένα πρόγραμμα;»
Αλλά και:
«Πόσο μου κοστίζει κάθε χρόνο να συνεχίσω χωρίς αυτό;»

Τι αυξάνει πραγματικά το κόστος;

Δεν αυξάνουν όλες οι λειτουργίες το κόστος στον ίδιο βαθμό.
Συνήθως μεγαλύτερη επίδραση έχουν:

• η διασύνδεση με άλλα πληροφοριακά συστήματα,
• οι πολύπλοκες αυτοματοποιήσεις,
• οι ειδικοί αλγόριθμοι και υπολογισμοί,
• η διαχείριση μεγάλου όγκου δεδομένων,
• η ανάπτυξη mobile εφαρμογών μαζί με τη web εφαρμογή,
• οι ιδιαίτερες απαιτήσεις ασφαλείας.

Αντίθετα, μικρές αλλαγές στην εμφάνιση, η προσθήκη ενός ακόμη πεδίου ή μιας επιπλέον αναφοράς συνήθως έχουν πολύ μικρότερη επίδραση στο συνολικό κόστος.

Ξεκινήστε από τα βασικά

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη είναι η προσπάθεια να υλοποιηθούν όλες οι ιδέες από την πρώτη ημέρα.
Αυτό αυξάνει:

• τον χρόνο ανάπτυξης,
• το κόστος,
• την πολυπλοκότητα,
• τον χρόνο εκπαίδευσης των χρηστών.

Στις περισσότερες περιπτώσεις είναι προτιμότερο να ξεκινήσει η ανάπτυξη με τις λειτουργίες που λύνουν τα σημαντικότερα προβλήματα της επιχείρησης.
Στη συνέχεια, καθώς οι ανάγκες εξελίσσονται, μπορούν να προστεθούν νέες δυνατότητες.
Έτσι η επένδυση κατανέμεται σε βάθος χρόνου και το σύστημα εξελίσσεται μαζί με την επιχείρηση.

Υπάρχουν ενδεικτικές τιμές;

Ναι, αλλά πρέπει να αντιμετωπίζονται μόνο ως ένας γενικός οδηγός.
Κάθε εφαρμογή είναι διαφορετική και το τελικό κόστος εξαρτάται από τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης. Ενδεικτικά:

• Μικρή εφαρμογή με βασικές λειτουργίες -1.000€ – 5.000€
• Εφαρμογή μεσαίας πολυπλοκότητας 5.000€ – 10.000€
• Μεγάλο πληροφοριακό σύστημα - 10.000€ και άνω

Οι τιμές αυτές δεν αποτελούν προσφορά.
Σκοπός τους είναι να δώσουν μια ρεαλιστική εικόνα της αγοράς και να βοηθήσουν τον αναγνώστη να καταλάβει ότι δεν υπάρχει μία ενιαία απάντηση για κάθε έργο.

Είναι μεγάλο ποσό ή επένδυση;

Η σωστή απάντηση εξαρτάται από το αποτέλεσμα.
Αν μια εφαρμογή κοστίζει 8.000€, αλλά:

• μειώνει τα λάθη,
• εξοικονομεί χρόνο,
• οργανώνει καλύτερα την επιχείρηση,
• αυξάνει την παραγωγικότητα,

τότε το πραγματικό ερώτημα δεν είναι:
«Πόσο κόστισε;»
αλλά:
«Πόσο γρήγορα θα αποσβεστεί;»

Ένα απλό παράδειγμα

Ας υποθέσουμε ότι τέσσερις εργαζόμενοι χάνουν καθημερινά περίπου μία ώρα συνολικά σε:

• αναζήτηση πληροφοριών,
• αντιγραφή δεδομένων,
• τηλεφωνικές διευκρινίσεις,
• ενημέρωση πολλών αρχείων.

Αυτό σημαίνει περίπου:

• 5 ώρες την εβδομάδα
• 20 ώρες τον μήνα
• πάνω από 240 ώρες τον χρόνο

Αν η εφαρμογή μειώσει σημαντικά αυτόν τον χρόνο, η εξοικονόμηση μπορεί να καλύψει μεγάλο μέρος της αρχικής επένδυσης μέσα σε λίγα χρόνια.
Φυσικά, κάθε επιχείρηση είναι διαφορετική. Γι’ αυτό πριν ληφθεί μια απόφαση, αξίζει να εξεταστεί πόσος χρόνος χάνεται σήμερα σε επαναλαμβανόμενες εργασίες.

Μπορώ να ξεκινήσω με μικρότερο budget;

Ναι.
Μάλιστα, αυτή είναι η προσέγγιση που προτείνεται στις περισσότερες περιπτώσεις.
Αντί να αναπτυχθεί ένα μεγάλο σύστημα από την πρώτη ημέρα, μπορεί να δημιουργηθεί μια πρώτη έκδοση που καλύπτει τις σημαντικότερες ανάγκες.
Στη συνέχεια μπορούν να προστεθούν:

• νέες λειτουργίες,
• επιπλέον χρήστες,
• αναφορές,
• αυτοματισμοί,
• διασυνδέσεις.

Έτσι μειώνεται η αρχική επένδυση και η εφαρμογή εξελίσσεται παράλληλα με την επιχείρηση.

Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)

• Γιατί δύο προσφορές έχουν τόσο διαφορετική τιμή;
  Δεν υλοποιούν απαραίτητα το ίδιο έργο.
  Διαφορετικές εταιρείες μπορεί να περιλαμβάνουν διαφορετικές λειτουργίες, επίπεδο υποστήριξης, τεχνολογίες ή δυνατότητες επέκτασης.
• Μπορώ να προσθέσω λειτουργίες αργότερα;
  Ναι.
  Οι περισσότερες εξατομικευμένες εφαρμογές σχεδιάζονται έτσι ώστε να μπορούν να επεκταθούν χωρίς να χρειάζεται να ξαναγραφούν από την αρχή.
  
• Υπάρχει κόστος συντήρησης;
  Ναι, όπως συμβαίνει με κάθε λογισμικό.
  Η συντήρηση μπορεί να περιλαμβάνει ενημερώσεις ασφαλείας, διορθώσεις προβλημάτων, βελτιώσεις και νέες λειτουργίες.
  
• Είναι καλύτερο να πληρώνω συνδρομή ή να αγοράσω δικό μου πρόγραμμα;
  Δεν υπάρχει μία σωστή απάντηση.
  Αν ένα έτοιμο πρόγραμμα καλύπτει πλήρως τις ανάγκες σας, η συνδρομή μπορεί να είναι η πιο οικονομική επιλογή.
  Αν όμως η επιχείρησή σας έχει ιδιαίτερες απαιτήσεις ή οι διαδικασίες της δεν καλύπτονται από τις διαθέσιμες λύσεις, η ανάπτυξη λογισμικού κατά παραγγελία μπορεί να αποδειχθεί πιο αποδοτική μακροπρόθεσμα.

Συμπέρασμα

Το κόστος κατασκευής ενός προγράμματος δεν πρέπει να εξετάζεται απομονωμένα.
Η πραγματική αξία βρίσκεται στο τι θα προσφέρει στην καθημερινή λειτουργία της επιχείρησής σας.
Ένα σωστά σχεδιασμένο πρόγραμμα μπορεί να μειώσει τα λάθη, να αυτοματοποιήσει επαναλαμβανόμενες διαδικασίες, να εξοικονομήσει χρόνο και να υποστηρίξει την ανάπτυξη της επιχείρησης για πολλά χρόνια.
Γι’ αυτό, πριν ζητήσετε μια προσφορά, είναι σημαντικό να απαντήσετε σε μία βασική ερώτηση:
Ποια προβλήματα θέλω πραγματικά να λύσω;
Όσο πιο ξεκάθαρη είναι η απάντηση, τόσο πιο σωστά μπορεί να σχεδιαστεί μια λύση που θα ανταποκρίνεται στις ανάγκες της επιχείρησής σας.

Επικοινωνήστε μαζί μας

Αν σκέφτεστε να αποκτήσετε ένα πρόγραμμα για την επιχείρησή σας, αλλά δεν είστε βέβαιοι ποια λύση είναι η κατάλληλη, μπορούμε να συζητήσουμε τις ανάγκες σας και να σας προτείνουμε την καλύτερη προσέγγιση.
Στόχος μας δεν είναι να σας προτείνουμε τη μεγαλύτερη ή την ακριβότερη λύση, αλλά να σχεδιάσουμε ένα σύστημα που θα καλύπτει τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησής σας σήμερα και θα μπορεί να εξελιχθεί μαζί της στο μέλλον.