Πότε χρειάζεται μια εξατομικευμένη web εφαρμογή;

Εισαγωγή

Είναι Δευτέρα πρωί.
Χτυπάει το τηλέφωνο και ένας πελάτης ζητά ενημέρωση για μια προσφορά που είχε λάβει πριν από δύο εβδομάδες.
Ανοίγετε το Excel για να βρείτε τα στοιχεία του.
Η τελευταία επικοινωνία βρίσκεται στο Outlook.
Οι σημειώσεις υπάρχουν σε ένα τετράδιο.
Η προσφορά είναι αποθηκευμένη σε έναν φάκελο στον υπολογιστή.
Το ιστορικό πληρωμών βρίσκεται στο πρόγραμμα τιμολόγησης.
Και μέχρι να συγκεντρωθούν όλες οι πληροφορίες, έχουν ήδη περάσει αρκετά λεπτά.
Αν αυτή η εικόνα σας φαίνεται γνώριμη, δεν σημαίνει ότι η επιχείρησή σας λειτουργεί λάθος.
Σημαίνει πιθανότατα ότι έχει μεγαλώσει περισσότερο από όσο μπορούν να υποστηρίξουν τα εργαλεία που χρησιμοποιεί σήμερα.
Οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν ξεκινούν με πολύπλοκα πληροφοριακά συστήματα, ξεκινούν με ένα Excel, λίγα email και αρκετή προσωπική προσπάθεια.
Αυτό είναι φυσιολογικό.
Το πρόβλημα εμφανίζεται όταν η ανάπτυξη της επιχείρησης συνεχίζεται, αλλά τα εργαλεία παραμένουν τα ίδια.
Τότε αρχίζουν να εμφανίζονται προβλήματα που κοστίζουν χρόνο, χρήματα και ευκαιρίες.
Σε αυτό το άρθρο θα δούμε τις σημαντικότερες ενδείξεις ότι ίσως έχει έρθει η στιγμή να εξετάσετε την ανάπτυξη μιας εξατομικευμένης web εφαρμογής.

Τι είναι μια εξατομικευμένη web εφαρμογή;

Πριν δούμε τις ενδείξεις, αξίζει να ξεκαθαρίσουμε τι εννοούμε με τον όρο.
Μια εξατομικευμένη web εφαρμογή είναι λογισμικό που σχεδιάζεται αποκλειστικά για τη δική σας επιχείρηση.
Δεν πρόκειται για ένα πρόγραμμα που αγοράζουν χιλιάδες επιχειρήσεις και προσπαθούν να προσαρμοστούν στον τρόπο που λειτουργεί.
Συμβαίνει το αντίθετο.
Η εφαρμογή σχεδιάζεται πάνω στις δικές σας διαδικασίες, στους εργαζομένους σας και στον τρόπο που λειτουργεί η επιχείρησή σας.
Μπορεί να χρησιμοποιείται από οποιονδήποτε υπολογιστή, tablet ή κινητό, χωρίς εγκατάσταση, αρκεί να υπάρχει σύνδεση στο διαδίκτυο και τα κατάλληλα δικαιώματα πρόσβασης.

Πριν επενδύσετε σε νέα τεχνολογία

Ένα από τα μεγαλύτερα λάθη είναι να πιστεύει κάποιος ότι κάθε επιχείρηση χρειάζεται μια custom εφαρμογή.
Δεν ισχύει.
Αν ένα έτοιμο πρόγραμμα (για παράδειγμα WordPress) καλύπτει πλήρως τις ανάγκες σας, δεν υπάρχει λόγος να πληρώσετε για ανάπτυξη λογισμικού.
Η σωστή απόφαση δεν είναι αυτή που χρησιμοποιεί την πιο σύγχρονη τεχνολογία.
Είναι αυτή που λύνει το πρόβλημα με το μικρότερο συνολικό κόστος και τη μεγαλύτερη αξία για την επιχείρηση.
Για αυτόν τον λόγο, πριν αποφασίσετε οτιδήποτε, αξίζει να αναρωτηθείτε:
Η τεχνολογία που χρησιμοποιώ σήμερα βοηθά την επιχείρηση να αναπτυχθεί ή την αναγκάζει να προσαρμόζεται στους περιορισμούς της;
Αν ισχύει το δεύτερο, διαβάστε τις παρακάτω ενδείξεις.

1. Το Excel έχει γίνει το σημαντικότερο εργαλείο της επιχείρησης.

Το Excel είναι ίσως το πιο χρήσιμο πρόγραμμα γραφείου που δημιουργήθηκε ποτέ.
Χρησιμοποιείται για υπολογισμούς, λίστες, αναφορές και γρήγορη οργάνωση δεδομένων.
Το πρόβλημα είναι ότι πολλές επιχειρήσεις σταματούν εκεί.
Σιγά-σιγά δημιουργούνται:

ένα Excel για τους πελάτες,
ένα δεύτερο για τα έργα,
ένα τρίτο για τις προσφορές,
ένα τέταρτο για τις πληρωμές,
ένα πέμπτο για την αποθήκη.

Μετά από λίγα χρόνια κανείς δεν γνωρίζει ποιο αρχείο είναι το σωστό.
Εμφανίζονται διαφορετικές εκδόσεις.
Κάποια αρχεία βρίσκονται στον υπολογιστή του λογιστηρίου.
Άλλα στον υπολογιστή του ιδιοκτήτη.
Άλλα αποστέλλονται καθημερινά με email.
Το Excel δεν σχεδιάστηκε για να αποτελεί την κεντρική βάση δεδομένων μιας επιχείρησης.
Αν η καθημερινή λειτουργία εξαρτάται από δεκάδες υπολογιστικά φύλλα, αυτό είναι ίσως το πρώτο σημάδι ότι χρειάζεστε μια διαφορετική λύση.

2. Οι ίδιες πληροφορίες καταχωρούνται ξανά και ξανά

Σκεφτείτε μια απλή διαδικασία.
Ένας νέος πελάτης επικοινωνεί μαζί σας.
Τα στοιχεία του γράφονται:

στη φόρμα επικοινωνίας,
στο Excel,
στο πρόγραμμα τιμολόγησης,
στο CRM,
σε μια προσφορά,
ίσως και σε κάποιο email.

Οι ίδιες πληροφορίες πληκτρολογούνται πέντε φορές.
Κάθε επανάληψη αυξάνει την πιθανότητα λάθους.

Ένα λάθος τηλέφωνο,
Μια λάθος διεύθυνση,
Ένα διαφορετικό email

Η διπλή καταχώρηση δεν είναι μόνο θέμα παραγωγικότητας.
Είναι θέμα αξιοπιστίας των δεδομένων.
Μια σωστά σχεδιασμένη web εφαρμογή αποθηκεύει κάθε πληροφορία μία φορά και τη χρησιμοποιεί όπου χρειάζεται.
Έτσι μειώνεται ο χρόνος εργασίας και περιορίζονται σημαντικά τα ανθρώπινα λάθη.

3. Η γνώση της επιχείρησης βρίσκεται στους ανθρώπους και όχι στο σύστημα

Αυτό είναι από τα πιο επικίνδυνα προβλήματα.

Ρωτάτε έναν εργαζόμενο:
"Πού βρίσκεται το τελευταίο σχέδιο;"
Η απάντηση είναι:
"Το έχω στον δικό μου υπολογιστή." Ή "Το είχα στείλει με email πριν από δύο μήνες."

Ή ακόμη χειρότερα:
"Μόνο ο Γιάννης ξέρει πώς λειτουργεί αυτή η διαδικασία."

- Καμία επιχείρηση δεν πρέπει να εξαρτάται από τη μνήμη συγκεκριμένων ανθρώπων. -

Οι πληροφορίες πρέπει να βρίσκονται στο σύστημα.
Να είναι οργανωμένες.
Να μπορούν να αναζητηθούν εύκολα.
Και να είναι διαθέσιμες μόνο στους ανθρώπους που έχουν δικαίωμα πρόσβασης.

Όταν η γνώση βρίσκεται μόνο μέσα στα κεφάλια των εργαζομένων, κάθε αλλαγή προσωπικού δημιουργεί σοβαρό επιχειρηματικό κίνδυνο.

4. Χάνετε χρόνο αναζητώντας πληροφορίες

Ας κάνουμε έναν απλό υπολογισμό.
Ένας εργαζόμενος χρειάζεται κατά μέσο όρο 15 λεπτά την ημέρα για να βρει πληροφορίες που είναι διάσπαρτες σε διαφορετικά συστήματα.
Δεν μιλάμε για παραγωγική εργασία.
Μιλάμε για αναζήτηση.

Πού είναι η τελευταία προσφορά;
Ποιος μίλησε τελευταίος με τον πελάτη;
Έχει πληρωθεί το τιμολόγιο;
Ποιος ανέλαβε το έργο;
Πότε λήγει η σύμβαση;

Αν στην επιχείρηση εργάζονται πέντε άτομα, αυτά τα 15 λεπτά γίνονται περισσότερες από 300 ώρες τον χρόνο.
Δεν είναι υπερβολή.
Είναι χρόνος που πληρώνεται χωρίς να παράγει αξία.
Μια σωστά σχεδιασμένη web εφαρμογή δεν κάνει τους εργαζομένους να δουλεύουν περισσότερο.
Τους βοηθά να σταματήσουν να χάνουν χρόνο.

5. Η ίδια διαδικασία επαναλαμβάνεται καθημερινά

Υπάρχουν εργασίες που εκτελούνται με τον ίδιο ακριβώς τρόπο κάθε μέρα.
Για παράδειγμα:

αποστολή προσφορών,
δημιουργία συμβάσεων,
έκδοση αναφορών,
υπενθυμίσεις πληρωμών,
ενημέρωση πελατών,
δημιουργία PDF,
αποστολή email.

Όταν μια εργασία εκτελείται με τον ίδιο τρόπο δεκάδες φορές, είναι υποψήφια για αυτοματοποίηση.
Αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι θα αντικατασταθεί ο άνθρωπος.
Σημαίνει ότι ο άνθρωπος θα ασχολείται με τη λήψη αποφάσεων και όχι με επαναλαμβανόμενες καταχωρήσεις.

6. Το έτοιμο πρόγραμμα σας περιορίζει

Πολλοί επιχειρηματίες ξεκινούν σωστά επιλέγοντας ένα έτοιμο λογισμικό.
Είναι οικονομικότερο και μπορεί να καλύψει πολλές ανάγκες.
Το πρόβλημα εμφανίζεται όταν αρχίζουν φράσεις όπως:

«Το πρόγραμμα δεν το υποστηρίζει.»
«Χρειάζεται να το κάνουμε χειροκίνητα.»
«Πρέπει να βρούμε μια πατέντα.»
«Αυτό δεν γίνεται.»

Όταν η επιχείρηση αλλάζει τον τρόπο λειτουργίας της για να προσαρμοστεί στο πρόγραμμα, τότε ίσως έχει έρθει η στιγμή να εξεταστεί μια διαφορετική λύση.
Η τεχνολογία πρέπει να υπηρετεί την επιχείρηση.
Όχι το αντίστροφο.

7. Τα συστήματα δεν επικοινωνούν μεταξύ τους

Αυτό είναι ένα από τα συχνότερα προβλήματα.
Η επιχείρηση χρησιμοποιεί:

πρόγραμμα τιμολόγησης,
ERP,
CRM,
email,
αποθήκη,
ημερολόγιο,
cloud αποθήκευση.

Κάθε πρόγραμμα λειτουργεί σωστά.
Αλλά κανένα δεν "μιλάει" με τα υπόλοιπα.
Το αποτέλεσμα είναι ο εργαζόμενος να γίνεται ο... αγγελιοφόρος των πληροφοριών.
Αντιγράφει δεδομένα από πρόγραμμα σε πρόγραμμα.
Ενημερώνει διαφορετικά συστήματα.
Κάνει τις ίδιες κινήσεις ξανά και ξανά.
Μια web εφαρμογή μπορεί να λειτουργήσει ως ο κεντρικός κόμβος της επιχείρησης, συνδέοντας διαφορετικά συστήματα και μειώνοντας σημαντικά τη χειροκίνητη εργασία.

Ας δούμε ένα υποθετικό παράδειγμα.
Ένα τεχνικό γραφείο διαχειρίζεται:

έργα,
πελάτες,
σχέδια,
ΠΕΑ,
άδειες,
οικονομικές προσφορές,
προθεσμίες.

Στην αρχή όλα λειτουργούν καλά.
Μεγαλώνοντας όμως το γραφείο:

τα σχέδια βρίσκονται σε διαφορετικούς φακέλους,
οι προθεσμίες σε ημερολόγια,
οι οικονομικές προσφορές σε Word,
οι πελάτες σε Excel,
οι εργασίες σε σημειωματάρια.

Κάθε νέα πληροφορία απαιτεί αναζήτηση.
Κάθε νέος εργαζόμενος χρειάζεται εβδομάδες για να μάθει πού βρίσκονται τα δεδομένα.
Μια εξατομικευμένη web εφαρμογή δεν αντικαθιστά απαραίτητα όλα τα υπάρχοντα εργαλεία.
Οργανώνει όμως τις πληροφορίες σε ένα σημείο, επιτρέποντας γρήγορη αναζήτηση, παρακολούθηση της πορείας κάθε έργου και καλύτερη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας.

Η πραγματική αξία δεν είναι η τεχνολογία
Πολλοί πιστεύουν ότι αγοράζουν λογισμικό.
Στην πραγματικότητα αγοράζουν κάτι διαφορετικό.
Αγοράζουν:

λιγότερες καθυστερήσεις,
λιγότερα λάθη,
καλύτερη εικόνα της επιχείρησης,
δυνατότητα ανάπτυξης,
περισσότερο διαθέσιμο χρόνο.

Η web εφαρμογή είναι απλώς το εργαλείο που τα επιτυγχάνει.
Για αυτό και δύο επιχειρήσεις μπορεί να χρησιμοποιούν τελείως διαφορετικές εφαρμογές, ακόμη κι αν δραστηριοποιούνται στον ίδιο κλάδο.
Δεν είναι ίδιες οι ανάγκες τους.
Δεν πρέπει να είναι ίδιες ούτε οι λύσεις.

8. Δεν μπορείτε να δείτε την πραγματική εικόνα της επιχείρησης

Ας υποθέσουμε ότι στις 11:00 το πρωί θέλετε να απαντήσετε στις παρακάτω ερωτήσεις:

Πόσα έργα βρίσκονται σε εξέλιξη;
Πόσες προσφορές εκκρεμούν;
Ποιοι πελάτες περιμένουν απάντηση;
Πόσα τιμολόγια παραμένουν ανεξόφλητα;
Ποιες εργασίες καθυστερούν;

Μπορείτε να απαντήσετε μέσα σε ένα λεπτό;
Αν χρειάζεται να ανοίξετε τρία διαφορετικά προγράμματα, δύο Excel και να ρωτήσετε δύο εργαζόμενους, τότε η επιχείρηση λειτουργεί χωρίς πραγματική εικόνα της καθημερινότητάς της.
Μία εξατομικευμένη web εφαρμογή μπορεί να συγκεντρώνει αυτά τα στοιχεία σε έναν πίνακα ελέγχου (dashboard), ώστε η διοίκηση να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή τι συμβαίνει.
Η σωστή πληροφόρηση οδηγεί σε καλύτερες αποφάσεις.

9. Η ανάπτυξη της επιχείρησης δημιουργεί περισσότερα προβλήματα από όσα λύνει

Η ανάπτυξη είναι θετική.
Αλλά πολλές επιχειρήσεις φτάνουν σε ένα σημείο όπου κάθε νέος πελάτης αυξάνει τη δυσκολία διαχείρισης.
Προσλαμβάνεται νέος εργαζόμενος.
Δημιουργείται ακόμη ένα Excel.
Ανοίγει ακόμη ένας φάκελος.
Προστίθεται ακόμη ένα πρόγραμμα.
Οι διαδικασίες γίνονται όλο και πιο πολύπλοκες.
Αν η ανάπτυξη συνοδεύεται από περισσότερο χάος, τότε δεν φταίει η ανάπτυξη.
Φταίνε τα εργαλεία που δεν σχεδιάστηκαν για το σημερινό μέγεθος της επιχείρησης.
Μια σωστά σχεδιασμένη εφαρμογή πρέπει να υποστηρίζει την ανάπτυξη, όχι να αποτελεί εμπόδιο.

10. Λαμβάνετε αποφάσεις με βάση το ένστικτο

Ο επιχειρηματίας γνωρίζει την επιχείρησή του καλύτερα από οποιονδήποτε.
Όμως, όσο μεγαλώνει μια εταιρεία, το ένστικτο δεν αρκεί.
Χρειάζονται δεδομένα.
Αν δεν μπορείτε να δείτε εύκολα:

ποιοι πελάτες είναι οι πιο κερδοφόροι,
ποιες υπηρεσίες αποδίδουν καλύτερα,
ποια έργα καθυστερούν,
πού ξοδεύεται ο περισσότερος χρόνος,

τότε οι αποφάσεις λαμβάνονται χωρίς πλήρη εικόνα.
Μια web εφαρμογή δεν είναι απλώς χώρος αποθήκευσης δεδομένων.
Μπορεί να μετατρέψει τα δεδομένα σε χρήσιμη πληροφορία.

Πόσο κοστίζει στην πραγματικότητα η έλλειψη οργάνωσης;

Οι περισσότερες επιχειρήσεις σκέφτονται:
«Πόσο κοστίζει να φτιάξω μια web εφαρμογή;»
Η ερώτηση όμως συχνά είναι λάθος.
Η σωστή ερώτηση είναι:
«Πόσο μου κοστίζει κάθε χρόνο να συνεχίσω όπως σήμερα;»
Ας δούμε μερικά παραδείγματα:

Ένας εργαζόμενος χάνει 30 λεπτά την ημέρα αναζητώντας πληροφορίες.
Ένας πελάτης λαμβάνει καθυστερημένη απάντηση επειδή τα στοιχεία του βρίσκονται σε διαφορετικά συστήματα.
Μια προσφορά δεν στάλθηκε ποτέ επειδή ξεχάστηκε.
Ένα έργο καθυστέρησε επειδή κανείς δεν θυμήθηκε την προθεσμία.
Ένα τιμολόγιο εκδόθηκε με λάθος στοιχεία.

Καμία από αυτές τις περιπτώσεις δεν φαίνεται σημαντική από μόνη της.
Όλες μαζί όμως δημιουργούν ένα σημαντικό κρυφό κόστος.

Πότε ΔΕΝ χρειάζεστε μια εξατομικευμένη web εφαρμογή;

Η ανάπτυξη λογισμικού κατά παραγγελία δεν είναι η λύση για κάθε επιχείρηση.
Δεν τη χρειάζεστε όταν:

οι διαδικασίες σας είναι απλές,
ένα αξιόπιστο έτοιμο πρόγραμμα καλύπτει πλήρως τις ανάγκες σας,
δεν αντιμετωπίζετε προβλήματα οργάνωσης ή συνεργασίας,
δεν υπάρχει ανάγκη για αυτοματοποιήσεις ή διασύνδεση διαφορετικών συστημάτων.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, μια custom εφαρμογή πιθανότατα δεν θα αποδώσει την επένδυση που απαιτεί.
Η σωστή λύση δεν είναι πάντα η πιο σύνθετη.
Είναι αυτή που ταιριάζει στις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης.

Τα συνηθέστερα οφέλη μιας web εφαρμογής

Κάθε έργο είναι διαφορετικό.
Ωστόσο, οι περισσότερες επιχειρήσεις βλέπουν βελτίωση σε τομείς όπως:

καλύτερη οργάνωση πληροφοριών,
ταχύτερη αναζήτηση δεδομένων,
λιγότερες διπλές καταχωρήσεις,
καλύτερη συνεργασία μεταξύ εργαζομένων,
αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών,
καλύτερη εικόνα της πορείας της επιχείρησης,
δυνατότητα ανάπτυξης χωρίς να αυξάνεται αντίστοιχα η γραφειοκρατία.

Το σημαντικότερο όμως είναι ότι οι εργαζόμενοι αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στην πραγματική δουλειά τους και λιγότερο χρόνο στην αναζήτηση πληροφοριών.

Συχνές Ερωτήσεις

Πόσο χρόνο χρειάζεται η ανάπτυξη μιας web εφαρμογής;
Εξαρτάται από την πολυπλοκότητα του έργου.
Μια μικρή εφαρμογή μπορεί να ολοκληρωθεί σε λίγες εβδομάδες, ενώ μεγαλύτερα πληροφοριακά συστήματα απαιτούν περισσότερο χρόνο και σταδιακή υλοποίηση.

Πόσο κοστίζει η ανάπτυξη μιας εξατομικευμένης web εφαρμογής;
Δεν υπάρχει μία ενιαία τιμή, καθώς κάθε εφαρμογή σχεδιάζεται σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης.
Ενδεικτικά:

Μικρές εφαρμογές με βασικές λειτουργίες: από 1.000€ έως 5.000€.
Μεσαίας πολυπλοκότητας εφαρμογές, με διαχείριση χρηστών, αναφορές και αυτοματοποιήσεις: περίπου 5.000€ έως 10.000€.
Μεγάλα πληροφοριακά συστήματα, με πολλούς χρήστες, διασυνδέσεις με ERP, CRM ή άλλες υπηρεσίες: 10.000€ και άνω.

Το σημαντικότερο δεν είναι το αρχικό κόστος, αλλά η αξία που δημιουργεί η εφαρμογή μειώνοντας τον χρόνο εργασίας, τα λάθη και τις επαναλαμβανόμενες διαδικασίες.

Μπορεί να συνδεθεί με το υπάρχον ERP ή πρόγραμμα τιμολόγησης;
Στις περισσότερες περιπτώσεις, ναι.
Αρκεί το υπάρχον λογισμικό να υποστηρίζει ανταλλαγή δεδομένων μέσω API ή άλλου μηχανισμού.

Μπορώ να χρησιμοποιώ την εφαρμογή από κινητό;
Ναι.
Οι σύγχρονες web εφαρμογές είναι προσβάσιμες από υπολογιστές, tablets και κινητές συσκευές μέσω του browser, χωρίς να απαιτείται εγκατάσταση.

Είναι ασφαλή τα δεδομένα;
Η ασφάλεια εξαρτάται από τον τρόπο σχεδιασμού και υλοποίησης της εφαρμογής.
Με σωστή αρχιτεκτονική, ελεγχόμενη πρόσβαση χρηστών, αντίγραφα ασφαλείας και τακτική συντήρηση, μια web εφαρμογή μπορεί να προσφέρει υψηλό επίπεδο προστασίας των δεδομένων.

Συμπέρασμα

Η απόφαση για ανάπτυξη μιας εξατομικευμένης web εφαρμογής δεν πρέπει να βασίζεται στη μόδα ή στην τεχνολογία.
Πρέπει να βασίζεται στις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης.
Αν οι εργαζόμενοί σας χάνουν χρόνο σε επαναλαμβανόμενες εργασίες, αν οι πληροφορίες βρίσκονται διάσπαρτες σε διαφορετικά συστήματα ή αν τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε περιορίζουν πλέον την ανάπτυξή σας, τότε αξίζει να εξετάσετε μια λύση σχεδιασμένη αποκλειστικά για τον τρόπο που λειτουργείτε.
Μια σωστά σχεδιασμένη web εφαρμογή δεν αντικαθιστά απλώς το Excel ή ένα παλιό πρόγραμμα.
Μπορεί να αποτελέσει το κεντρικό εργαλείο οργάνωσης της επιχείρησης, επιτρέποντας καλύτερη συνεργασία, λιγότερα λάθη και πιο γρήγορη λήψη αποφάσεων.
Το ζητούμενο δεν είναι να αποκτήσετε περισσότερο λογισμικό.
Το ζητούμενο είναι να αποκτήσετε περισσότερο χρόνο για να ασχοληθείτε με την ανάπτυξη της επιχείρησής σας.